Automation Anywhere menghadirkan berbagai inovasi otomatisasi yang didukung oleh kecerdasan buatan (AI) untuk membantu organisasi mengotomatiskan lebih banyak proses dengan bergerak dari penemuan hingga otomatisasi dalam waktu yang sangat cepat. Namun, setiap otomatisasi yang sukses dimulai dengan memahami rincian proses yang akan diotomatisasi agar bisa menemukan jalur tercepat untuk optimalisasi proses dan pengembalian investasi bisnis (ROI). Vale, sebuah perusahaan pertambangan global yang berbasis di Brasil, menggunakan Process Discovery dari Automation Anywhere untuk lebih memahami proses akuisisi, mengidentifikasi kandidat ideal untuk otomatisasi, dan mengotomatisasi lebih dari 3.000 proses untuk menghemat lebih dari 121.000 jam setiap tahunnya. Mereka juga bertujuan untuk menggunakan otomatisasi agar pekerja dapat lebih fokus pada pekerjaan yang lebih memuaskan. Berikut ini adalah bagaimana mereka melakukannya. Meningkatkan volume tanpa menambah beban kerja Vale menambang bijih besi, pelet, nikel, dan sumber daya lainnya, menjalankan operasi untuk menghasilkan tembaga, emas, perak, dan bahan lainnya, serta memiliki operasi di bidang logistik, energi, dan pembuatan baja. Vale juga mengakuisisi bijih besi agar perusahaan pertambangan lain bisa memanfaatkan jaringan logistik global Vale yang luas, termasuk fasilitas dan kantor di Kanada, Indonesia, Malaysia, China, Inggris, dan negara lainnya. Vale adalah organisasi besar dengan lebih dari 120.000 karyawan dan puluhan ribu pekerja pihak ketiga yang terlibat dalam operasi. Dari jumlah tersebut, 80.000 pekerja menggunakan komputer untuk proses yang berpotensi diotomatisasi. Menemukan peluang otomatisasi kecil saja dapat menghemat ribuan jam dan jutaan dolar bagi perusahaan. Selain itu, dengan persyaratan regulasi yang sangat birokratis di Brasil, Vale, yang memulai perjalanan otomatisasinya pada 2018, tidak perlu mencari jauh untuk melihat dampak otomatisasi. “Di Brasil, ada banyak produsen yang menjual kepada kami untuk mengekspor produk mereka ke seluruh dunia,” jelas Alexandre Pigatti, Kepala Kecerdasan Buatan dan Demokratisasi Data di Vale, saat Imagine Austin 2024. “Di Brasil, kami memiliki banyak dokumen yang terlibat dalam transaksi ini. Kami berencana untuk menggandakan jumlah transaksi tersebut, namun tidak ada ruang untuk menggandakan jumlah orang yang dibutuhkan untuk melakukannya. Itu adalah tantangan kami.” Memahami bagaimana proses sebenarnya dilakukan Pada awalnya, Vale menggunakan metode penemuan proses tradisional berbasis wawancara untuk mendefinisikan dan menganalisis proses yang ada. Ini adalah proses yang lambat dan memerlukan banyak pekerjaan ulang serta wawancara lanjutan. “Sulit untuk mengatur pertemuan karena setiap orang memiliki pekerjaan masing-masing dan mereka fokus pada tenggat waktu,” kenang Pigatti. “Mereka juga manusia yang bisa melupakan hal-hal, jadi kami akhirnya menemukan celah saat mencoba mengimplementasikannya. Itu sangat buruk karena kami harus mewawancarai mereka lagi. Biasanya, fase ini memakan waktu sekitar tiga bulan.” Vale melihat kesempatan untuk memodernisasi langkah kritis menuju otomatisasi ini dengan Process Discovery dari Automation Anywhere yang didukung AI. Alat ini bekerja dengan memasang agen perangkat lunak ringan di desktop pengguna untuk merekam setiap titik kontak proses. Process Discovery mengidentifikasi, menyusun, dan memetakan data proses untuk membuat cetak biru proses dan dokumen definisi proses (PDD). Tim otomatisasi kemudian dapat menganalisis proses untuk menemukan peluang optimalisasi, memutuskan langkah selanjutnya, dan menginformasikan upaya kepatuhan. Untuk proses dokumentasi regulasi ini, Vale memasang agen Process Discovery di komputer tujuh pekerja dan membiarkannya berjalan selama 10 hari. Dalam waktu itu, agen ini menangkap 370.000 peristiwa. “Dengan Process Discovery, hanya butuh 10 hari, dan itu jauh lebih baik bagi kami,” tambah Pigatti. “Dan Process Discovery lebih baik karena tidak melupakan satu langkah pun.” Dari tiga bulan menjadi 10 hari, Automation Anywhere membantu Vale mengurangi siklus penemuan proses sebesar 89%! Namun itu baru tahap pertama dari banyak penghematan yang mereka capai. Mengoptimalkan dan mengotomatisasi seluruh proses, bahkan langkah-langkah yang tidak biasa Process Discovery juga menghasilkan wawasan proses berharga yang mungkin terlewatkan oleh Vale. Pertama, ditemukan sedikit variasi dalam proses di antara para pengguna, yang menunjukkan bahwa proses tersebut sangat stabil, matang, dan ideal untuk otomatisasi. Selain itu, ditemukan peluang untuk optimalisasi pada langkah yang mengharuskan penjual mengisi formulir kontrol kualitas. Vale mengharapkan jawaban yang standar, tetapi setiap penjual mengisi formulir dengan cara yang berbeda, yang menunjukkan peluang untuk pelatihan tambahan atau perbaikan pada formulir itu sendiri. Di tingkat interaksi sistem, Vale mengharapkan pekerja menyelesaikan sebagian besar proses di sistem SAP mereka. Namun, analitik dari Process Discovery menunjukkan bahwa pekerja lebih sering menggunakan Microsoft Excel, File Explorer, dan Outlook daripada SAP, yang menandakan adanya peluang optimasi tambahan. “Pekerja menggunakan Excel 42% dari waktu, jadi kami bertanya-tanya apakah kami harus melatih pekerja lebih baik dengan SAP atau membuat Excel menjadi bagian dari proses,” kata Pigatti. “Ini adalah temuan yang menarik karena, jika kami hanya melakukan penambangan proses, itu hanya bekerja pada log dari SAP dan sistem lama lainnya. Kami tidak memiliki log untuk Excel atau Microsoft. Process Discovery menangkap semuanya.” Mencari cara baru untuk mentransformasi pekerjaan dengan otomatisasi Dengan hasil dari Process Discovery ini, Vale mengidentifikasi enam kategori proses, mulai dari pembuatan pesanan dan manajemen faktur hingga pelaporan kualitas produk dan pemenuhan. “Otomatisasi bukanlah tentang mengurangi jumlah tenaga kerja; ini tentang membebaskan waktu bagi orang untuk melakukan pekerjaan yang lebih analitis dan strategis,” jelas Pigatti. “Kami berhasil menghemat 2.500 jam per tahun—itu setara dengan menghindari biaya sebesar $5 juta tanpa menambah jumlah karyawan—dan itu benar-benar mengubah cara seluruh departemen bekerja.” Vale saat ini tengah menjalani proses otomatisasi akuisisi material, namun sudah mengotomatisasi lebih dari 3.000 tugas yang menghemat 121.000 jam setiap tahun di lebih dari 30 area. Dan masih ada lagi yang akan datang. Dengan 810 pengembang warga yang telah dilatih, Pigatti melihat peluang tambahan untuk penghematan biaya dan waktu, serta peluang untuk mengotomatisasi lebih banyak proses di seluruh organisasi. Salah satu komponen besar dari upaya ini adalah Automation Anywhere Automation Co-Pilot, asisten pertama yang didukung AI generatif yang dirancang untuk otomatisasi. “Kami berencana untuk menerapkan Co-Pilot di beberapa sistem lama,” kata Pigatti. “Kami ingin menerapkan AI generatif dalam aksi. Dan, kami juga siap menggunakan layanan retrieval-augmented generation (RAG).” Pigatti menyebutkan contoh-contoh di mana Vale berencana menggunakan otomatisasi dan chatbot yang didukung AI untuk melakukan tugas dengan lebih cepat dan akurat. “Bayangkan meminta chatbot untuk menjadwalkan cuti saya. Chatbot itu bisa masuk ke sistem HR dan menjadwalkan cuti saya (karena saya selalu lupa cara mengakses bagian itu dalam sistem). Chatbot kemudian memberi tahu saya ketika proses selesai. Atau, saya mungkin ingin tahu tentang produksi dari…
